Aktenvernichtung in Berlin
Ordner, Personalakten, Patientendaten, Festplatten: Wir holen ab, vernichten nach Sicherheitsstufe und stellen ein Vernichtungsprotokoll aus.
Warum der Papiercontainer im Hof keine Option ist
Ein Steuerbüro in Wilmersdorf löst sein Kellerarchiv auf. 40 Ordner mit Mandantenunterlagen von 2010 bis 2014, die Fristen sind abgelaufen. Der einfachste Weg wäre der blaue Container im Hinterhof. Genau dieser Weg ist der teuerste, den man wählen kann.
Sobald in den Unterlagen personenbezogene Daten stehen, greift Artikel 32 DSGVO. Der Verantwortliche muss technische und organisatorische Maßnahmen treffen, die dem Risiko angemessen sind, und das schließt die Vernichtung ausdrücklich ein.
Welche Stufe für welchen Betrieb
Zwei Fotos pro Raum genügen für eine belastbare Einschätzung.
Steuerberatung, Rechtsanwaltskanzlei, Notariat
Mandantenunterlagen fallen unter die berufsrechtliche Verschwiegenheit nach § 203 StGB und zusätzlich unter die DSGVO. P-4 ist die Untergrenze, wir empfehlen P-5. Bei Kanzleien mit Strafrechtsdezernat oder Familienrecht sollten Sie ohne Diskussion P-5 nehmen, weil dort regelmäßig Angaben zu Vorstrafen und Gesundheit in den Akten stehen.
Arztpraxis, Physiotherapie, Pflegedienst
Patientendaten sind besondere Kategorien nach Artikel 9 DSGVO. Damit ist P-5 gesetzt. Das betrifft auch Terminbücher, Rezeptdurchschläge und Abrechnungslisten, die viele Praxen für unkritisch halten. Ein Rezeptdurchschlag verrät Diagnose und Medikation.
Handwerksbetrieb, Hausverwaltung, Handel
Rechnungen, Lieferscheine, Kundenkarteien und Personalunterlagen liegen bei P-4 richtig. Reine Baustellenpläne, Materiallisten oder Kalkulationsblätter ohne Namen können bei P-3 vernichtet werden, was den Kubikmeterpreis senkt. In der Praxis lohnt sich die Trennung erst ab etwa 20 Ordnern, darunter ist der Sortieraufwand teurer als die Ersparnis.
Verwaltung, Schule, Verein
Öffentliche Stellen in Berlin arbeiten zusätzlich nach dem Berliner Datenschutzgesetz. Der Regelfall ist P-4, für Sozialdaten, Schülerakten mit Förderbedarf oder Personalvorgänge P-5. Vereine unterschätzen ihre Pflichten häufig: Mitgliederlisten mit Bankverbindung sind personenbezogene Daten wie jede andere Kundendatei auch.
Wir schauen uns Keller und Dachboden gleich mit an. Die Besichtigung ist kostenlos.
Termin anfragenEinmalige Abholung, Sicherheitstonne oder Archivauflösung
Wir arbeiten in drei Varianten, die sich nach Menge und Regelmäßigkeit unterscheiden.
Einmalige Abholung
Sie melden sich unter 030 26475085 oder über das Kontaktformular und nennen die ungefähre Menge in Ordnern oder Umzugskartons. Wir bringen verschließbare Behälter mit, laden vor Ort und nehmen das Material verplombt mit. Für bis zu 30 Ordner brauchen zwei Leute etwa 45 Minuten, inklusive Aufzug und Treppenhaus. Die Vernichtung erfolgt in der Anlage, das Protokoll geht innerhalb weniger Werktage per Mail raus.
Sicherheitstonne im Abo
Für Büros mit laufendem Aufkommen stellen wir Behälter mit Einwurfschlitz und Sicherheitsschloss auf. Gängig sind 140 und 240 Liter, für kleine Praxen auch 90 Liter. Der Einwurf ist einseitig, herausnehmen kann nur, wer den Schlüssel hat, und den behalten wir.
Archivauflösung
Der aufwendigste Fall: Keller- oder Dachbodenarchive mit mehreren hundert Ordnern, oft ungeordnet, teils feucht, gelegentlich mit Metallschränken drumherum. Hier kommen wir zur Besichtigung, kalkulieren nach Laufmeter Regal oder Kubikmeter und planen die Anfahrt mit. In Berliner Altbauten ohne Aufzug ist das Treppenhaus der Kostentreiber, nicht die Vernichtung selbst. Wenn parallel Regale, Schränke und Technik verschwinden sollen, koppeln wir das mit unserer Gewerbeauflösung und fahren alles in einem Durchgang.
Sicherheitsstufen nach DIN 66399
Für Papier gilt P, für Festplatten H, für optische Medien O, für magnetische Datenträger T, für Chipkarten E und für elektronische Speicher wie USB-Sticks oder SSDs die Klasse E beziehungsweise H, abhängig von der Bauform. Entscheidend ist die Partikelgröße, nicht die Marketingbezeichnung des Geräts.
| Stufe | Material | Max. Partikelfläche | Typischer Einsatz |
|---|---|---|---|
| P-3 | Papier | 320 mm², Streifenbreite max. 2 mm | Interne Unterlagen, Kalkulationen, Angebote ohne Personenbezug |
| P-4 | Papier | 160 mm², Partikel max. 6 mm breit | Standard für personenbezogene Daten: Personalakten, Rechnungen, Verträge, Korrespondenz |
| P-5 | Papier | 30 mm², Partikel max. 2 mm breit | Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO: Gesundheit, Religion, Gewerkschaft, Vorstrafen |
| H-4 | Festplatten | 2.000 mm² Partikelfläche | Ausgemusterte Büro-Rechner, Server-Platten ohne besonders sensible Daten |
| H-5 | Festplatten | 320 mm² Partikelfläche | Praxis- und Kanzleiserver, Datenträger mit Gesundheits- oder Mandantendaten |
P-6 und P-7 existieren ebenfalls, sind aber für Verschlusssachen und nachrichtendienstliche Unterlagen gedacht. Ein Handwerksbetrieb oder eine Arztpraxis braucht diese Stufen nicht, und der Preisunterschied zu P-5 steht in keinem Verhältnis zum Nutzen.
Ein Punkt, der bei Ausschreibungen regelmäßig übersehen wird: Die Stufe muss beim Vernichtungsvorgang erreicht werden, nicht irgendwo im Prozess. Wenn Papier in einer Anlage grob vorzerkleinert und dann verpresst wird, ist das keine P-4-Vernichtung, auch wenn hinterher niemand mehr etwas lesen kann. Lassen Sie sich die Stufe im Protokoll bestätigen.
Sagen Sie uns kurz, was ansteht. Sie bekommen die Preisspanne am selben Werktag.
Sie stehen unter Termindruck? Rufen Sie an, dann finden wir schneller einen Slot.
030 26475085Vernichtung vor Ort oder in der Anlage
Beide Wege erfüllen die DIN 66399, sie unterscheiden sich im Preis und in der Dokumentationstiefe.
Beim Standardweg holen wir das Material in verschlossenen Behältern ab und vernichten es in der Anlage. Die Behälter bleiben bis zur Zuführung verplombt, entladen wird direkt an der Schredderstraße. Dieser Weg ist günstiger, weil die Anlage in einem Durchgang große Mengen verarbeitet und wir mehrere Abholungen auf einer Tour bündeln.
- Mobiler Schredder vor der Tür
- Eine Zwischenlösung für Kanzleien
Preise zur Orientierung
Aufschläge entstehen durch Sicherheitsstufe P-5 (etwa 20 bis 30 Prozent), durch Kellerräumung ohne Aufzug und durch eine notwendige Halteverbotszone, die je nach Bezirksamt und Dauer zwischen 80 und 150 Euro liegt. Festplatten rechnen wir pro Stück ab, üblicherweise 8 bis 18 Euro je Datenträger inklusive Seriennummernerfassung.
Wenn Akten nur ein Teil des Auftrags sind, weil ohnehin Möbel, Regale und Technik raus müssen, kalkulieren wir das gemeinsam. Zahlen zu solchen Mischaufträgen stehen im Ratgeber zu Entrümpelungskosten, die weiteren Leistungen finden Sie in der Übersicht Entsorgung Berlin.
Zwei Fotos pro Raum genügen für eine belastbare Einschätzung.
Fotos sendenFestplatten, Sticks und Backup-Bänder
Papier ist der sichtbare Teil, die Datenträger sind der riskantere. Eine gelöschte Festplatte ist nicht gelöscht, sie ist nur als frei markiert. Selbst ein Formatieren lässt sich mit Standardsoftware in weiten Teilen rückgängig machen. Bei SSDs kommt hinzu, dass durch Wear-Leveling Datenblöcke an Stellen liegen, die das Betriebssystem gar nicht adressiert.
Wir nehmen Festplatten, SSDs, USB-Sticks, Speicherkarten, LTO-Bänder, CDs und DVDs mit und vernichten sie mechanisch nach H-4 oder H-5.
Jede Platte wird mit Seriennummer erfasst, damit im Protokoll später Stück für Stück nachvollziehbar ist, was zerstört wurde. Bei Praxis- und Kanzleiservern ist das der Standardweg, weil ein reines Überschreiben zwar zulässig, aber schwer zu dokumentieren ist.
Ein Sonderfall sind Multifunktionsdrucker. Geräte ab etwa 800 Euro Anschaffungspreis haben in der Regel eine interne Festplatte, auf der jeder Scan und jeder Druckauftrag zwischengespeichert wird. Wer das Leasinggerät zurückgibt oder den alten Kopierer ausmustert, gibt oft Jahre an Korrespondenz mit. Wir bauen den Datenträger vor der Elektroaltgeräte-Entsorgung aus und vernichten ihn getrennt.
Aufbewahrungsfristen: was überhaupt weg darf
Bei Bewerbungen läuft es umgekehrt: Nach sechs Monaten besteht keine Aufbewahrungsberechtigung mehr, die Unterlagen müssen weg.
Das ist die Frist, gegen die kleine Betriebe am häufigsten verstoßen, weil Bewerbungsmappen jahrelang im Aktenschrank liegen bleiben. Wer eine Bewerberdatei für spätere Ausschreibungen behalten will, braucht dafür eine dokumentierte Einwilligung.
Praktischer Hinweis aus Archivauflösungen: Ordner nach Jahrgängen zu sortieren ist meist unnötig. Wenn das jüngste Dokument im Archiv älter als zehn Jahre ist, ist der gesamte Bestand frei. Klären Sie das kurz mit Ihrer Steuerberatung, das spart zwei Tage Sortierarbeit.
Auch wenn Sie nicht in Berlin sind: Schlüsselübergabe und Abnahme organisieren wir mit.
Was sich verwerten lässt, ziehen wir vom Preis ab. Offen im Angebot ausgewiesen.
Preise ansehenVernichtungsprotokoll und Auftragsverarbeitung
Zwei Dokumente gehören zu einer sauberen Aktenvernichtung. Erstens der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO, den wir vor dem ersten Auftrag schließen.
Er regelt Weisungsbindung, technische Maßnahmen, Unterauftragnehmer und Löschpflichten. Ohne diesen Vertrag ist die Beauftragung selbst schon ein Verstoß, unabhängig davon, wie sicher vernichtet wird.
Zweitens das Vernichtungsprotokoll nach der Durchführung. Darin stehen Datum, Menge, Materialklasse, erreichte Sicherheitsstufe und der Ort der Vernichtung, bei Datenträgern zusätzlich die Seriennummern.
Dieses Protokoll ist das Dokument, das Sie bei einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörde vorlegen. Heben Sie es mindestens so lange auf, wie die vernichteten Unterlagen selbst aufbewahrungspflichtig gewesen wären.
Was wir außerdem übernehmen
Meist fällt bei einem Termin mehr als eine Abfallart an. Wir holen alles in einer Fahrt ab und rechnen getrennt ab.
Akten vernichten lassen
Menge, Etage und Wunschtermin genügen für eine erste Einschätzung. Antwort am selben Werktag.
Fragen zu Aktenvernichtung
Muss ich Ordner vorher entklammern?
Nein. Ordnerdeckel, Büroklammern, Heftstreifen und Klarsichthüllen können drinbleiben, die Anlage trennt das ab. Nur größere Metallteile wie Ringmechaniken oder Hängeregistraturrahmen sollten Sie separat legen, sonst zahlen Sie Sortierzeit mit.
Darf ich beim Vernichten zusehen?
Ja. Für Kanzleien und Praxen, die den Prozess selbst dokumentieren wollen, vereinbaren wir einen Termin in der Anlage. Alternativ vernichten wir mobil direkt an Ihrer Adresse, das ist bei kleineren Mengen etwa 25 bis 40 Prozent teurer als der Standardweg.
Welche Sicherheitsstufe brauche ich mindestens?
Für alles mit Namen, Adresse, Kontonummer oder Personalnummer P-4. Für Gesundheitsdaten, Angaben zu Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit oder Vorstrafen P-5. P-3 reicht nur bei Unterlagen ohne Personenbezug.
Ab welcher Menge lohnt sich eine Sicherheitstonne?
Ab etwa einem gefüllten Ordner pro Woche. Darunter fahren Sie mit zwei Einzelabholungen im Jahr günstiger. Ein Fünf-Personen-Büro erreicht die Schwelle in der Regel, eine Zwei-Personen-Praxis nicht.
Was passiert mit dem geschredderten Papier?
Es geht als Sekundärrohstoff in die Papierindustrie. Aus P-4-Material wird überwiegend Verpackungspapier, weil die kurzen Fasern für hochwertiges Druckpapier nicht mehr taugen. Deshalb ist die Vernichtung trotz Sicherheitsaufwand kein Restmüllweg.
Bekomme ich das Protokoll auch für einzelne Festplatten?
Ja, mit Seriennummer je Datenträger. Das ist der übliche Nachweis, wenn ein IT-Dienstleister die Geräte übergibt und die Rückgabe an den Leasinggeber dokumentiert werden muss.
Wie schnell können Sie abholen?
Kleine Mengen im Stadtgebiet meist innerhalb von zwei bis vier Werktagen. Bei Archivauflösungen mit Halteverbotszone planen Sie zwei Wochen Vorlauf ein, weil die Genehmigung beim Bezirksamt so lange braucht.
Akten vernichten lassen
Wir kommen kostenlos vorbei, schätzen die Menge und nennen einen Festpreis. Bei Termindruck finden wir meist innerhalb von ein bis drei Tagen einen Slot.
